POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Warszawa, dnia 27.02.2024 r.
1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej: Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów‚ zasad i regulacji ochrony danych osobowych w Partners International spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (02-704 Warszawa), przy ul. Fort Piłsudskiego 2, KRS 0000811650, NIP 5213881240, REGON: 38479026600000 (dalej: Partners). Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119‚ s. 1).
2. Polityka zawiera:
- o opis zasad ochrony danych obowiązujących w Partners,
- o odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych)
- o odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest Partners International
- za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają:
- o Inspektor Ochrony Danych, jeżeli został powołany w Partners,
- o komórka audytu wewnętrznego jeżeli funkcjonuje w Partners;
za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są: - o Partners‚
- o wszyscy członkowie personelu i współpracownicy Partners.
3. IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
4. RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.
5. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W PARTNERS – ZASADY OGÓLNE
5.1. Filary ochrony danych osobowych w Partners:
1. Legalność – Partners dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
2. Bezpieczeństwo – Partners zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych‚ podejmując stale działania w tym zakresie.
3. Prawa jednostki – Partners umożliwia osobom‚ których dane przetwarza‚ wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
4. Rozliczalność – Partners dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
5.2. Zasady ochrony danych
Partners przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:
1. w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
2. rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
3. w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
4. w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
5. nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
6. z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
7. nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
8. zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
5.3. System ochrony danych
System ochrony danych osobowych w Partners składa się z następujących elementów:
1. Inwentaryzacja danych
Partners dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Partners, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
a) przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii i danych karnych;
b) przypadków przetwarzania danych osób, których Partners nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane/UFO);
c) przypadków przetwarzania danych dzieci;
d) profilowania;
e) współadministrowania danymi.
2. Rejestr
Partners opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Partners (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Partners.
3. Podstawy prawne
Partners zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
a) utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
b) inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Partners przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Partners.
4. Obsługa praw jednostki
Partners spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
a) obowiązki informacyjne.
Partners przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków;
b) możliwość wykonania żądań.
Partners weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających;
c) obsługa żądań.
Partners zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane;
d) zawiadamianie o naruszeniach.
Partners stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
5. Minimalizacja
Partners stosuje zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
a) zasady zarządzania adekwatnością danych;
b) zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
c) zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności.
6. Bezpieczeństwo
Partners zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
a) przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
b) przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
c) dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
d) stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych – zarządza incydentami.
7. Przetwarzający
Partners posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Partners, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
8. Eksport danych
Partners nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Liechtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodne z prawem warunki takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
9. Privacy by design
Partners zarządza zmianami wpływającymi na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Partners uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, analizę ryzyka, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
10. Przetwarzanie transgraniczne
Partners stosuje zasady weryfikacji, gdy zachodzą przypadki przetwarzania transgranicznego oraz zasady ustalania wiodącego organu nadzorczego i głównej jednostki organizacyjnej w rozumieniu RODO.
6. INWENTARYZACJA
6.1. Dane szczególnych kategorii i dane karne
Partners identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane szczególnych kategorii lub dane karne, oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania takich danych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych szczególnych kategorii lub danych karnych Partners postępuje zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie.
6.2. Dane niezidentyfikowane
Partners identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane, i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.
6.3. Profilowanie
Partners nie stosuje profilowania. Partners identyfikuje przypadki‚ w których mogłoby dochodzić do profilowania przetwarzanych danych‚ i zastosuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji Partners postępuje zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie.
6.4. Współadministrowanie
Partners identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. REJESTR CZYNNOŚCI PRZETWARZANIA DANYCH
7.1. RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych‚ czyli zasady rozliczalności.
7.2. Partners prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
7.3. Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Partners rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
7.4. W Rejestrze dla każdej czynności przetwarzania danych‚ którą Partners uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru‚ Partners odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych‚ (v) podstawę prawną przetwarzania‚ wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Partners‚ jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających)‚ (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
8. PODSTAWY PRZETWARZANIA
8.1. Partners dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
8.2. Wskazując w dokumentach ogólną podstawę prawną (zgoda‚ umowa‚ obowiązek prawny, uzasadniony interes, zadanie publiczne / władza publiczna, uzasadniony cel Partners)‚ Partners określa podstawę w precyzyjny i czytelny sposób‚ gdy jest to potrzebne.
8.3. Partners wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu‚ zgody na komunikację na odległość (e-mail‚ telefon‚ SMS itp.) oraz rejestrację odmowy zgody‚ cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw‚ ograniczenie itp.).
9. SPOSÓB OBSŁUGI PRAW JEDNOSTKI I OBOWIĄZKÓW INFORMACYJNYCH
9.1. Partners dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
9.2. Partners ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Partners informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie korzystania z nich w Partners, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze Partners w tym celu.
9.3. Partners dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
9.4. Partners wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
9.5. W celu realizacji praw jednostki Partners zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Partners, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
9.6. Partners dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
10. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
10.1. Partners określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
10.2. Partners informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
10.3. Partners informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
10.4. Partners informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie nie bezpośrednio od niej.
10.5. Partners określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam, gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
10.6. Partners informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
10.8. Partners informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
11. ŻĄDANIA OSÓB
11.1. Prawa osób trzecich.
Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Partners wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste), Partners może się zwrócić do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
11.2. Odmowa.
Partners informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
11.3. Dostęp do danych.
Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych Partners informuje osobę, czy przetwarza jej dane, oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z regulacjami art. 15 RODO i następne. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Partners nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
11.4. Kopie danych.
Na żądanie Partners wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Partners wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest na podstawie oszacowanego jednostkowego kosztu obsługi żądania wydania kopii danych.
11.5. Sprostowanie danych.
Partners dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. W uzasadnionych przypadkach Partners ma prawo odmówić sprostowania danych. W przypadku sprostowania danych Partners informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.6. Uzupełnienie danych.
Partners uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Partners ma prawo odmówić uzupełnienia danych‚ jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Partners nie musi przetwarzać danych‚ które są Partners zbędne). Partners może polegać na oświadczeniu osoby co do uzupełnionych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Partners procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy‚ aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
11.7. Usunięcie danych.
Na żądanie osoby Partners usuwa dane, gdy:
1. dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane‚ ani przetwarzane w innych zgodnych z prawem celach‚
2. zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
3. osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
4. dane były przetwarzane niezgodnie z prawem‚
5. konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego‚
6. żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym‚ udział w konkursie na stronie internetowej).
Partners określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa‚ a także weryfikację‚ czy nie zachodzą wyjątki‚ o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.
Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Partners‚ Partners podejmuje rozsądne działania‚ w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.
W przypadku usunięcia danych Partners informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.8. Ograniczenie przetwarzania.
Partners dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
a) osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość‚
b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem‚ a osoba‚ której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych‚ żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
c) Partners nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia‚ dochodzenia lub obrony roszczeń‚
d) osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia‚ czy po stronie Partners zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
W trakcie ograniczenia przetwarzania Partners przechowuje dane‚ natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje‚ nie przekazuje)‚ bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.
Partners informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Partners informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
11.9. Przenoszenie danych.
Na żądanie osoby Partners wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Partners, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej w systemach informatycznych Partners.
11.10. Sprzeciw w szczególnej sytuacji.
Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Partners w oparciu o uzasadniony interes Partners lub o powierzone Partners zadanie w interesie publicznym, Partners uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Partners ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
11.11. Sprzeciw przy celach statystycznych.
Jeżeli Partners przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Partners uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
11.12. Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego.
Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Partners na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Partners uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
11.13. Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu.
Jeżeli Partners przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Partners zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Partners, chyba że taka automatyczna decyzja: (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Partners, lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa, lub (iii) opiera się na wyraźnej zgodzie odwołującej osoby.
12. MINIMALIZACJA
Partners dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.
12.1. Minimalizacja zakresu
- Partners zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.
- Partners dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.
- Partners przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).
12.2. Minimalizacja dostępu
- Partners stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).
- Partners stosuje kontrolę dostępu fizycznego.
- Partners dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających.
- Partners International dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
- Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Partners.
12.3. Minimalizacja czasu
Partners wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Partners, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.
Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu, są usuwane z systemów Partners International, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Partners. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów‚ tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych‚ a w tym wymogi usuwania danych.
13. BEZPIECZEŃSTWO
Partners zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Partners.
13.1. Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa
Partners przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:
1. Partners zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania – wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
2. Partners kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
3. Partners przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Partners analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych‚ uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania‚ ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
4. Partners ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Partners ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście‚ jak:
i. pseudonimizacja,
ii. szyfrowanie danych osobowych,
iii. inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności‚ dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania‚
iv. środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof‚ czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
13.2. Oceny skutków dla ochrony danych
Partners dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.
13.3. Środki bezpieczeństwa
Partners stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.
Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Partners i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Partners dla tych obszarów – procedurę obsługi systemu informatycznego.
13.4. Zgłaszanie naruszeń
Partners stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie przewidzianych procedurami RODO.
14. PRZETWARZAJĄCY
1. Partners posiada zasady doboru i weryfikacji przetwarzających dane na rzecz Partners opracowane w celu zapewnienia‚ aby przetwarzający dawali wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych dla zapewnienia bezpieczeństwa‚ realizacji praw jednostki i innych obowiązków ochrony danych spoczywających na Partners.
2. Partners przyjęła minimalne wymagania co do umowy powierzenia przetwarzania danych stanowiące Załącznik nr 2 do Polityki – „Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych”.
3. Partners rozlicza przetwarzających z wykorzystania podprzetwarzających‚ jak też z innych wymagań wynikających z Zasad powierzenia danych osobowych.
15. EKSPORT DANYCH
Partners nie eksportuje danych. Gdy zachodzi taka okoliczność Partners rejestruje w Rejestrze przypadki eksportu danych‚ czyli przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Aby uniknąć sytuacji nieautoryzowanego eksportu danych w szczególności w związku z wykorzystaniem publicznie dostępnych usług chmurowych (shadow IT), Partners okresowo weryfikuje zachowania użytkowników oraz w miarę możliwości udostępnia zgodne z prawem ochrony danych rozwiązania równoważne.
16. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI
Partners zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.
W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Partners odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji‚ wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych‚ uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.